השולחן שלך, השקט שלך:
השולחן שלך, השקט שלך:
כך הופכים את הכאוס לשליטה ב-3 צעדים פשוטים.
מעדיפים להאזין לפודקאסט על המאמר (באנגלית)? - לחצו כאן
את מנהלת, חדשה בתפקידך והשולחן שלך
מתפוצץ ממשימות? בין אם אלו משימות שהועברו אלייך, דברים דחופים שמחכים לאישורך,
ענייני כספים ואיכות, או משימות הבית והמשפחה. נראה שאת בים אינסופי של מטלות.
ברוכה הבאה למציאות של מנהלים רבים. החדשות הטובות הן שאת ממש לא לבד, ויש דרך
לנווט את הספינה הזו ביעילות, עם מינימום תסכול ורגשות אשמה. הסוד הוא ניהול
זמן ואנרגיה.
בואי נצלול יחד ונראה איך אפשר לעשות
סדר בבלאגן.
נעשה סדר, עולם המשימות מתחלק לכמה
חלקים: משימות עומק (הדורשות העמקה כגון כתיבה, למידה, יצירה, ניסוח, אנליזה) ומשימות
רדודות (משימות פשוטות כגון מיילים, תקשורת עם אנשים, משימות מנהלתיות או אפילו
נהיגה, מה שעושים חצי על אוטומט), משימות של עולם העבודה ומשימות של בית ומשפחה.
כשרוצים לנהל נכון את הזמן חשוב להתייחס
לכל סוגי המשימות ולא פחות מזה חשוב לעשות סדר במיינד עולם העבודה השתנה וממשיך
להשתנות אנחנו נמצאים היום הרבה יותר במוצפות, יש סביבנו הרבה יותר ממה שנוכל
להכיל, כמות המשימות היא ברמת המגה טסקינג הדורשת מאיתנו כל הזמן לסדר ולתעדף בראש
את הדברים, יש סביבנו הרבה יותר הסחות דעת ובלתמ"ים, ואנחנו פשוט יותר עייפים
ומותשים. ולכן ניהול זמן חייב לכלול גם את
ניהול האנרגיה שלנו.
האם את מוצאת את עצמך דוחה שוב ושוב את
המשימות העמוקות באמת, בעודך "מכבה שריפות" ומטפלת רק במשימות השוטפות?
מנהלים רבים מדווחים עם אתגר זה. כדי לשבור את המעגל הזה ולהתחיל לנהל את זמנך
נכון, את חייבת להשקיע זמן בתכנון עצמו.
התחילי בצעד פשוט : הקדישי שעה אחת בשבוע, למשל בשישי בבוקר
כשהבית שקט, לאיסוף וסידור כל המשימות.
בשעה זו תנהלי את משימותייך בשיטת הקליטה, החלטה והבלטה.
1.
קליטה - ראשית אספי את כל המשימות במקום אחד
(מהוואטסאפ, סיכומי הפגישות, המחברת, האימייל, הפתקים ליד המחשב, הדף על המקרר...)
חשוב שהרשימה תכלול גם את הבית וגם את העבודה על מנת לעזור באיזון ביניהם ולוודא
שאף צד לא מוזנח.
2.
החלטה - תיעדוף משימות, מתוך דף המשימות
הגדול שנאספו העבירי לפתק קטן את הדברים הגדולים שאם תגיעי אליהם השבוע תרגישי
סיפוק, המשימות שיעלו את האפקטיביות
והיעילות שלך. בדקי עם עצמך - אילו מהמשימות הכי משרתות את היעד? (אפקטיביות) איזו
משימה תייצר תשתית של יעילות שתעבוד לך לטווח הארוך? אילו מהמשימות תקועות לך כמו
עצם בגרון? מתסכלות ומושכות אותך למטה אנרגטית? (זהו ניהול האנרגיה שלך, משימות
אלה צריך לטפל בהן בעדיפות עליונה או להפרד מהן לחלוטין). בפתק הקטן ירשמו רק
המשימות הקטנות (לסגור שיחת תאום, לזמן פגישה..) המשימות הגדולות צריכות להיכנס
ליומן. יש לתת להן את פרקי הזמן שלהן.
היומן מתמלא בכמה סוגי משימות (רצוי לתת להם צבעים שונים):
א.
משימות עם אחרים
ב.
משימות שסגרתי לעצמי שהוגדרו בדחיפות
לעצמי בעבודה/ לימודים
ג.
משימות שסגרתי לעצמי בדחיפות לבית
ומשפחה
ד.
חלונות ריקים לזמן מנוחה, בלתמ"ים,
עבודה על השוטף.
בניהול של דרג ביניים מדובר
בחלוקה לשלוש (פגישות עם אחרים/ עם עצמי/ זמן ריק) ככל שעולים יותר בדרגים זה
משתנה ויהיו יותר פגישות עם אחרים.
3. הבלטה – חשוב להבין שהמשימות הקטנות,
הרדודות יקרו גם ככה באופן טבעי, כיוון שמשהו אחר דוחף אותם והן מתפרצות אליך
בדחיפות גבוהה.
רוב המנהלים מציינים את משימות העומק
כדברים שהם אינם מגיעים אליהם. משימות שאת המנוע שלהם צריכות להיות מובלטות.
לסיכום, ניהול זמן במציאות המורכבת של
היום הוא לא רק עניין של תכנון, אלא גם של מודעות והתאמה אישית. זכרי שהמפתח להצלחה טמון ביכולת שלך לעצור, לאסוף את כל
המשימות – מהעבודה ומהבית – לתעדף אותן בהתאם למטרותייך ולרמת האנרגיה שלך,
ולשריין להן מקום ביומן. אל תחששי להבליט את משימות העומק החשובות באמת, אלו שרוב
המנהלים נוטים לדחות, כי הן המנוע לצמיחה והשפעה. זכרי – ניהול זמן הוא תהליך
מתמשך, וככל שתשקיעי בו זמן, כך תרגישי פחות מוצפת ויותר בשליטה. איזו משימה תבחרי
"להבליט" ראשונה השבוע?
תגובות
הוסף רשומת תגובה